Comme tout projet, la construction d’un portefeuille de projets est une succession de grandes étapes incontournables, toutes essentielles pour la réussite de sa mise en place.
Cette construction s’inscrit généralement au coeur d’une démarche plus large, visant à professionnaliser la gouvernance de projets.
Les sept étapes de la mise en place d’un portefeuille de projets
Sa construction repose sur sept grandes étapes :
1. Audit de l’existant :
– lister les outils existants ainsi que les méthodes et pratiques projet
– étudier la répartition des rôles et responsabilités
– identifier le processus d’élaboration budgétaire
– identifier les processus de décision / validation
– apprécier le niveau de maturité (procédures, mode de fonctionnement…)
2. Définition des besoins : recueil auprès des différents utilisateurs de ce qu’ils attendent de trouver dans le portefeuille, en termes de :
– périmètre
– règles de gestion et de codification
– informations à mettre en avant
– fonctionnalités de l’outil de pilotage du portefeuille de projets
3. Localisation des données :
– identifier les données nécessaires pour répondre aux besoins d’informations définis à l’étape 2
– localiser les données disponibles dans les différents systèmes
– identifier les données manquantes
4. Qualification et nettoyage des données :
– nettoyer les bases
– transformer les données si nécessaire
5. Mise en place du process de collecte de données :
– mettre en place les dispositifs de saisie des données absentes
– instaurer les pratiques concernant la récupération des données
6. Mise en place de l’outil de pilotage : conception, paramétrage, déploiement…
7. Construction des reportings : conception en fonction des besoins définis à l’étape 2, affinage avec les utilisateurs
Parallèlement à ces sept grandes étapes, la mise en place du portefeuille de projets repose sur trois grands axes : organisation, process et outil. Ces axes sont à prendre en compte à chacune des sept étapes présentées ci-dessus.
Les trois axes à prendre en compte lors de la mise en place d’un portefeuille de projets : Organisation, Process et Outil
Organisation : la gestion de portefeuille de projets nécessite la mise en place d’une organisation spécifique ; de nouveaux rôles et de nouvelles responsabilités devront être créés : définir le rattachement de la fonction de PMO, le système de reporting, les instances…
Process : de nouveaux process vont être créés notamment pour la collecte de données, le reporting, le contrôle, la gestion de l’allocation et de la réallocation de moyens, le qui fait quoi et quand, …
Outil : de nouveaux outils vont être mis en place pour faciliter la collecte, l’analyse, le suivi, la diffusion et la prise de décisions.
Par ailleurs, les hommes subissant le changement devront être accompagnés. La conduite du changement, par la prise en compte du facteur humain, est capitale si on veut pouvoir mettre en place ces nouvelles pratiques, souvent très impactantes. En effet, si on ne gagne pas l’adhésion des acteurs projet, la qualité des données sera moins bonne, ce qui aura pour effet de fausser les synthèses.
Il convient également de garder en tête le contexte politique dans lequel intervient la mise en place du portefeuille de projets.
La solution qui semble idéale sur le papier ne pourra pas toujours être appliquée. Le succès dans la mise en place du dispositif passe par la prise en considération des attentes des acteurs et la capacité à trouver une convergence.
Il est important ne pas chercher à mettre en place une organisation contraire à la culture de l’entreprise.
Les projets du portefeuille sont régis par une méthodologie de gestion de projets, qui doit être unique pour l’ensemble des projets de l’entreprise. Elle repose sur
- des principes clés définis précisément (les phases, jalons, étapes et livrables)
- un langage commun compris et accepté par tous (qu’est-ce qu’un projet, une étude d’opportunité, un reste à faire, un reste à consommer…)
